IT会社で働いている方の中には「テレカン」という言葉を聞いたことがあるかと思います。
新型コロナの影響でテレワーク/リモートワークが導入されており、会社でSkypeやZoomなどのツールで遠隔会議をする人が増えています。それらの遠隔会議のことを総称して「テレカン」といいます。
テレカンを用いれば場所を問わずに会議ができるので便利ですし、移動する時間や交通費もかかりません。
今回はテレカンの意味や主なツール、メリットやデメリットまで解説していきます。テレカンについての基本的な知識を知りたい方の参考になればと思います。
テレカンとは？意味を解説
テレカンとは「テレカンファレンス」の略語で、電話会議やテレビ会議などの遠隔会議(teleconference)のことです。
英語の「tele」は「遠く」を意味する接頭辞です。他にはtelephone(電話)やtelepathy(テレパシー)などにも含まれています。
最初は電話で会議をする「テレフォンカンファレンス（電話会議）」が普及しましたが、最近ではビデオ通話でお互いの顔が見える「テレビカンファレンス（テレビ会議）」も一般的になってきています。
この記事では、テレカンの中でも最近使う人が増えているZoomやSkypeなどの「テレビカンファレンス」を中心に解説していきます。ここからは、テレカンで使用するツールをご紹介します。
テレカンで使用する主なツール4選
Google Meet（Googleハングアウト）
Google Meetは、Google社が提供するビデオ会議サービスです。
ビジネスでの使用を目的に開発されたサービスで、かつてはGoogleハングアウトと呼ばれていました。Webブラウザ上で起動することができ、アプリケーションをインストール必要がありません。なので、Googlemeetのリンクを相手に送れば、アプリ不要でテレカンが可能です。
簡単なので、最もおすすめなツールです。さらに他のGoogleアプリケーションと連携でき、セキュリティ性能が優れています。
Skype
Skypeは、Microsoft社が無料で提供しているビデオ通話サービスです。
チャット、音声通話、ビデオ通話、画面共有、録音など様々な機能が利用できます。個人アカウントを作成して個人IDを交換すれば、世界中どこからでも何時間でも通話が可能です。
ファイルや画像を送信したり、グループ通話も可能です。
Zoom
Zoomは、大人数での会議を想定して開発されたWeb会議ツールです。
データ通信量を抑えながら、通話の品質も高いのがSkypeと異なる点です。会議に参加するために個人アカウントを作成する必要がなく、参加人数が最大1000人と多いのも大きな特徴です。
パソコンだけでなくスマホやタブレットからも画面共有ができ、録画録音機能やホワイトボード機能、ブレイクアウトルームなど様々な機能が無料で利用できます。
新型コロナの感染拡大により多くの大学でオンライン授業になった際にも、Zoomが使われていました。
チャットワーク
チャットワークは、ビジネスの場での利用に特化したコミュニケーションツールです。
チャット機能があり、LINEのように個別チャットとグループチャットがあります。自分だけが見ることができるマイチャット機能もあり、自分用のメモとして利用することができます。
タスク管理機能もあり、誰がどのタスクを持っているのか、どこまで進んでいるのかを共有できます。上司がタスクを作成して部下に共有することもできるので、作業の効率化に繋がります。
画像やファイルを共有することもでき、ビデオ・音声通話、画面共有もできるので、ビジネスのコミュニケーションには非常に便利です。パソコンでもスマホでも利用できるので、場所を問わず対応できるのも良い点です。
テレカンのメリット
複数拠点
テレカンを利用することで、国内や海外を問わずどこにいても通話やチャットが可能になります。
会議室に集まらなくても会議や情報共有がスムーズにできるので、複数拠点に仕事仲間が分かれていても素早くコミュニケーションをとることができます。
ネット環境があればできる
テレカンのツールの多くは利用するデバイスを問わず、パソコンでもスマホでもブラウザやアプリがあればすぐに利用可能です。
面倒な手続きや複雑な準備がいらないので、いつも使っているデバイスですぐに始めることができます。
コスト削減
テレカンを使用すれば場所を問わず会議ができるので、出張する必要もなくすことができます。
出張する回数を減らせば、移動する時間や手間、交通費や宿泊費の削減になります。面倒な準備もいらず、会議が終わったらすぐに通常の業務に戻れるので生産性の向上につながるでしょう。
感染症対策
感染症の拡大をきっかけに、企業でも通勤人数を減らすことが課題となっています。
テレカンを利用することで対面で会わなくても会議をすることができます。感染症を防ぐ上で大きな要因である接触回数を減らすことができるので、感染症対策に最適です。
実際にコロナ禍でテレカンの利用者数が急増しています。テレカンをうまく活用することで感染リスクを大きく軽減できるでしょう。
働き方自由
テレカンを導入するとどこにいても情報共有ができるので、オフィスに出勤する必要がありません。在宅でも参加可能なので出勤時間や勤務場所に縛られることもなくなり、働き方が自由になります。
自宅とオフィスが遠くても問題ないので、仕事の選択の幅が広がります。近年、自由に働ける企業の需要が高まっているので、企業の人材確保のためにも役立つでしょう。
テレカンのデメリット
インストールやID発行が必要
多くのテレカンのツールは、利用する前にアプリケーションのインストールや個人IDの発行が必要になります。
しかし一度準備を終えてしまえばそのあとはしなくて良いので面倒なのは最初だけです。
会話のリズム難しい
テレカンは、対面と違って会話のリズムをつかむのが難しいことがあります。
画面を通しての会議では、相手の顔は見えます。
しかし、目線や細かい表情がわかりにくいので会話のリズムを掴みづらいです。１対１の会議では大きな問題はありませんが、大人数になると間合いを取るのがさらに難しくなるのがテレカンの弱点です。
通信状態で乱れる
テレカンではネット回線を使っているので、電波が悪いと通信が乱れて会話が聞き取れなかったり画面共有ができないことがあります。
会議の重要事項を聞き漏らしてしまう可能性があるので、電波環境の良い場所でやる必要があるでしょう。
他にもシステム障害や停電などのトラブルがあると困ることがあるので、注意が必要です。
テレカンまとめ
テレカンは現在利用する人がかなり増えてきています。うまく使うことで仕事の効率化を図ることができ、感染症のリスクを軽減することもできます。さらに場所を問わずに仕事ができて働き方も自由になるので、多くのメリットがあります。
実際にテレカンをしない人でも意味やよく使われるツールを知っておくことはプラスに働くでしょう。
以上、テレカンについてまとめました。
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